Правила и особенности оформления протоколов при проведении конкурсов.

Конкурс – один из самых непростых форм проведения закупок, так как заказчику требуется провести большую работу по оформлению протоколов и рассмотрению заявок участников. Ниже приведем образцы формулировок, которые заказчику следует включить в текст протокола, и приложим чек-лист, который позволит поставщику проверить, учтены ли все требования к оформлению конкурсных протоколов, и можно ли обжаловать такой документ.

Чек-лист: что должно быть указано в протоколах?

На этапе вскрытия конвертов с заявками: заказчик не должен забыть про электронные заявки.

Чтобы у участников не было повода пожаловаться в ФАС на то, что заказчик неправильно вскрывали конверты с заявками, напишите в шапке протокола, помимо стандартной информации о месте и времени вскрытия конвертов, еще и фразу о том, что вы открыли доступ к заявкам, поданным в форме электронных документов. Даже если таких заявок у вас нет.

Участник может обратиться в ФАС с жалобой на нарушение процедуры вскрытия конвертов:

1) заказчик в протоколе, помимо стандартной информации о месте и времени вскрытия конвертов, не указал о том, что он открыл доступ к заявкам, поданным в форме электронных документов (даже если таких заявок подано не было).

2) заказчик не указал, что предлагал участникам закупки подать, отозвать или изменить заявку, или не перечислил в протоколе вскрытия конвертов все существенные условия контракта: должны быть указаны все участники с их почтовыми адресами, сведениями и документами в составе заявки. Обратите внимание, что заказчик на процедуре вскрытия конвертов не обязан проверять достоверность сведений, указанных участниками.

Ниже указано, что должно быть указано заказчиком в протоколе вскрытия конвертов в открытом конкурсе (опубликован фрагмент протокола):

ВАЖНО! Любой участник конкурса может вести аудио- или видеозапись процедуры вскрытия конвертов. Если запись велась – для заказчика лучше, чтобы этот факт был занесен в протокол. Иначе заказчику будет нелегко доказать, что он не препятствовал записи процедуры участниками. А запрет записи - это нарушение ч. 8 ст. 52 Закона № 44-ФЗ (Решение Чувашского УФАС России от 26.03.2014 № 06–04/2065 по делу № 38-К-2014).

Также нужно проверять во всех протоколах открытого конкурса:

1. Названия, адреса и организационно-правовая форма участников открытого конкурса должны быть указаны верно. Ошибки, не влияющие на результат процедуры, не грозят заказчику штрафом, но само разбирательство в УФАС займет определенное время.

2. Состав конкурсной комиссии - в протоколах заказчиком должны быть указаны полные Ф.И.О. всех членов комиссии, с их полномочиями и должностями. Обязательно должен быть кворум, на это также влияет срок полномочий членов комиссии.

3. Сверяйте номер и дату извещения. Формальные ошибки или опечатки, скорее всего, не станут причиной отмены процедуры или поводом для штрафа на заказчика, но дают участникам возможность подать жалобу, которую ФАС будет обязана рассмотреть.

4. Описание порядка оценки заявок, указанный в конкурсной документации, должен соответствовать фактическому алгоритму оценки, примененному в протоколе рассмотрения и оценки заявок. Если заявка участника была оценена и присвоены баллы произвольно – за это результаты закупки могут быть отменены УФАС.

Особенности оформления протокола оценки заявок.

ВАЖНО! Обязательно должен быть прописан порядок расчета баллов.

Протокол оценки заявок заказчик оформляет в свободной форме, однако он должен быть максимально информативным. То есть в протоколе рассмотрения и оценки заявок должны быть указаны значимость критериев, предельные значения и порядок оценки заявок. Если заказчик не сделал этого, это является поводом для обращения участника в УФАС, так как будет не ясно, по какому принципу заказчик оценил заявку.

Пример протокола, составленный с минимальным шансом на обжалование:

Оценку заявок заказчик обязан провести не позднее чем через 20 дней (календарных) со дня вскрытия конвертов. Но этот срок заказчик может продлить еще на 10 рабочих дней, в случае уведомления об этом всех участников закупки и размещения в ЕИС этих сведений (в случаях проведения конкурса в сфере культуры, науки, искусства).

Что обязан указать в протоколе заказчик, если открытый конкурс не состоялся

Заказчик признает открытый конкурс несостоявшимся в следующих случаях:

1) когда никто не подал заявок,

2) когда комиссия отклонила все заявки

3) второй участник отказался заключать контракт, если победитель уклонился.

Все основания и причины несостоявшегося открытого конкурса собраны в таблице, заказчик должен указать их в своем протоколе, а также привести ссылку на соответствующую статью 44-ФЗ:

Так как существует несколько вариантов дальнейших действий заказчика по закупкам необходимых ему товаров, работ или услуг, то желательно в протоколе отразить решение комиссии: проводить ли повторный конкурс, новую закупку или заключит контракт с единственным поставщиком.